Ce este un Virtual Data Room?

Una dintre industriile hi-tech care sunt menționate în rapoartele Forbes pentru potențialul extraordinar de creștere în viitorul apropiat este industria camerelor virtuale de date – Virtual Data Rooms sau VDR. Experții prezic că piața VDR va crește în următorii 5 ani și până la sfârșitul anului 2022 va atinge valoarea de 1900 miliarde de dolari.Copiază HTML Copiază textul

Camerele de date, utilizate inițial în cea mai mare parte către băncile de investiții în tranzacții de fuziuni și achiziții (M&A), sunt acum implementate pe scară largă de companii din diverse sectoare economice. Popularitatea VDR crește pe măsură ce tot mai multe companii renunță la gestionarea tradițională a birourilor (pe hârtie), care este urmată de provocările tot mai mari legate de securitatea  a informațiilor. Scopul principal al acestui adevărat “buncăr” de date este de a oferi cel mai înalt nivel de securitate pentru informațiile electronice care sunt partajate între organizații.

Ce este o cameră virtuală de date?

În termeni simpli, Virtual Data Room este un depozit de documente electronice bazat pe web în care o companie poate păstra în siguranță documentele confidențiale și poate acorda acces la acestea oricărei persoane autorizate. 

De fapt, acest mediu este extrem de sigur și criptat cu algoritmi similari cu cei utilizați în serviciile bancare electronice (EV SSL). Accesul la informații este limitat și strict monitorizat de către administrator. Administratorul decide cine va avea acces la informații, în ce documente și în ce măsură (de exemplu, dacă un utilizator va fi capabil să salveze fișiere, să le tipărească etc.). Administratorul poate invita utilizatorii în VDR, dar poate, de asemenea, să le refuze sau să le limiteze accesul în orice moment. Datorită acestei funcții, documentele de afaceri extrem de importante pot fi partajate cu companii externe într-un mod sigur și monitorizate constant. 

Ideea de bază este că nimeni nu are acces la informații confidențiale decât dacă i  se acordă permisiunile corespunzătoare, în timp ce tot ceea ce se întâmplă în VDR este monitorizat  în mod constant. Pe de altă parte, persoanele care au fost invitate în camera de date pot lucra confortabil de la birourile lor din orice colț al lumii, în orice moment, zi sau noapte. Datorită faptului că accesul la camera de date este oferită sub forma unui  serviciu digital  (SaaS), utilizatorii au nevoie doar de un computer și de o conexiune la internet pentru a primi acces la documentele de care au nevoie.

Ce fel de informații sunt plasate în Virtual Data Room?

Documentele plasate în camerele de date sunt de obicei private și etichetate ca fiind confidențiale și având o  mare valoare pentru proprietar. Împreună cu încărcarea informațiilor tipice care ar trebui întotdeauna protejate, adică date financiare, de personal, juridice sau strategice, tot mai multe companii acordă o atenție sporită securității și utilizează servicii de tip VDR pentru a proteja protejează informații din domenii precum proprietatea intelectuală sau brevetele de invenții.  Acest lucru este însoțit și de necesitatea de a respecta cerințele GDPR actualizate (și stricte) din legislația UE – protecția datelor cu caracter personal.

Când ar trebui să folosiți un Virtual Data Room?

Camerele de date sunt cele mai des utilizate pentru finalizarea tranzacțiilor financiare, inclusiv Fuziuni și Achiziții. O componentă esențială a oricărei tranzacții constă în accesarea datelor companiei  de către  investitori și consultanții angajați de aceștia pentru ca aceștia să poată evalua profitabilitatea și valoarea riscului legat de investiție (Due Diligence). Acest proces în forma sa tradițională (o cameră de date fizică) este incomod și generează costuri (fiecare investitor trebuie să vină la sediul companiei și să analizeze documentele într-o cameră dedicată), consumă mult timp (investitorii nu trebuie să știe unul de celălalt deci  trebuie să fie programați la momente diferite  „unul după altul”), există un risc ridicat de “scurgere” a unor  informații sensibile (angajații divulga informații care pot duce la blocarea tranzacției, pot apărea speculații nedorite; documente importante pot fi fotocopiate sau chiar sustrase).

Datorită avantajelor pe care le oferă camerele de date electronice le-au înlocuit relativ rapid pe cele tradiționale și au devenit o opțiune standard a procedurilor de tip Due Diligence 

Prin utilizarea  VDR, colectarea informațiilor, citirea lor și evaluarea sunt mai eficiente ca niciodată. Principalele avantaje pentru fiecare participant la tranzactie sunt comoditatea (toți cei implicați lucrează de la propriul birou) și transparența procesului. Pentru vânzător sunt  esențiale capacitatea de a ajunge la un grup mai mare de investitori din întreaga lume (investitorii lucrează într-o cameră virtuală de date în același timp, dar nu știu despre existența celuilalt), securitatea informațiilor și controlul asupra tranzacția (de exemplu, puteți ști exact ce informație a fost împărtășită cui, când, în ce măsură sau cât timp a fost vizualizat un anumit document).

În afară de tranzacțiile care implică proceduri de  Due Diligence în care beneficiile utilizării VDR sunt evidente, camerele de date sunt din ce în ce mai utilizate de companii pentru a implementa proiecte care nu implică astfel de proceduri dar presupun schimburi de informații sensibile cu parteneri externi (consultanți, instituții financiare, companii cu care colaborează). Cel mai adesea acestea sunt proiecte de investiții, proiecte de construcții complexe, finanțare de proiecte, asocieri în participație sau proiecte de consultanță. Popularitatea camerelor de date virtuale este, de asemenea, în creștere în sectoare precum Life Science sau banking, unde protecția proprietății intelectuale, a brevetelor și a datelor personale menționate mai sus este esențială.

Ce face un Virtual Data Room diferit de alte sisteme de partajare de fișiere?

Securitatea este inima sistemului Virtual Data Room. Există, de asemenea, un al doilea factor demn de remarcat – VDR, spre deosebire de alte sisteme de partajare a fișierelor, oferă suport de la furnizorul de servicii. Asistența este oferită 24 de ore pe zi și include, în primul rând, asistență tehnică disponibilă pentru toți utilizatorii invitați în sala de date și, în al doilea rând, asistență pentru clienți în gestionarea sistemului (de exemplu, furnizorul camerei de date poate încărca fișiere sau poate administra VDR pentru client).

Care sunt funcționalitățile cheie ale acestui tip de aplicații?

Virtual Data Room este o soluție pentru partajarea controlată a fișierelor confidențiale în afara companiei, nu pentru colaborarea pe documente. De aceea, VDR este un sistem numai pentru citire. Aceasta înseamnă că nu este posibil să editați documente în VDR și nici opțiunea de a selecta textul și de a-l copia nu este permisă. Acestea sunt funcționalitățile cheie ale acestui tip de aplicații. În plus, sistemul permite constrângeri și mai avansate, cum ar fi blocarea opțiunii de salvare a documentelor pe hard disk, imprimarea acestora, blocarea opțiunii de captură de ecran (Print Screen) sau impunerea filigranelor pe fișiere, ceea ce, în cazul realizării unei capturi de ecran, ajută la identificarea persoanei care ar fi putut comite abuzuri.

În cazul camerei de date virtuale oferite de FORDATA, clienții serviciului beneficiază de protecție suplimentară (nu numai  împotriva abuzurilor din partea utilizatorilor, ci și  împotriva atacurilor hackerilor) datorită faptului că aplicația pentru încărcarea și vizualizarea documentelor sunt aplicații native create de FORDATA care nu se bazează pe tehnologia Flash – spre deosebire de majoritatea soluțiilor VDR concurente – tehnologie considerată extrem de vulnerabilă la amenințările IT.

Sistemele VDR sunt sigure?

Când vine vorba de drepturile de acces la sistem și criptarea comunicatiilor, serviciile de tip  VDR au același nivel de securitate ca și serviciile bancare. Acest nivel  include criptarea comunicării cu protocol SS SSL 256-bit securizat, conectarea utilizând parole puternice și coduri SMS, aplicarea schimbării periodice a parolei sau deconectarea automată după un timp specificat de inactivitate a utilizatorului. Mecanisme suplimentare care pot fi găsite în camerele de date, dar nu și în sistemele bancare, sunt capacitatea de a limita numărul de adrese IP de la care utilizatorii se pot conecta la VDR sau blocarea conectărilor simultane utilizând aceleași acreditări.

În general, sistemele  VDR sunt considerate cele mai sigure sisteme de partajare a fișierelor disponibile pe piață iar pentru unele afaceri reprezintă o opțiune indispensabilă.